GTC

I. GELTUNGSBEREICH

1. Diese Geschäftsbedingungen gelten für Verträge über die mietweise Überlassung von Hotelzimmern zur Beherbergung, sowie alle für den Kunden erbrachten weiteren Leistungen und Lieferungen des Hotels (im weiteren „Hotel“ genannt).
2. Die Unter- oder Weitervermietung der überlassenen Zimmer sowie deren Nutzung zu anderen als Beherbergungszwecken bedürfen der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Hotels, wobei § 540 Absatz 1 Satz 2 BGB abbedungen wird, soweit der Kunde nicht Verbraucher ist.
3. Geschäftsbedingungen des Kunden finden nur Anwendung, wenn dies vorher ausdrücklich schriftlich vereinbart wurde.
4. Darüber hinaus gelten vorrangig jeweils die bei Vertragsschluss vereinbarten zusätzlichen Bedingungen.

II. VERTRAGSABSCHLUSS, -PARTNER; VERJÄHRUNG

1. Der Vertrag kommt durch die Annahme des Antrags des Kunden durch das Hotel zustande. Dem Hotel steht es frei, die Zimmerbuchung schriftlich zu bestätigen.
2. Vertragspartner sind das Hotel und der Kunde. Hat ein Dritter für den Kunden bestellt, haftet er dem Hotel gegenüber zusammen mit dem Kunden als Gesamtschuldner für alle Verpflichtungen aus dem Hotelaufnahmevertrag, sofern dem Hotel eine entsprechende Erklärung des Dritten vorliegt.
3. Alle Ansprüche gegen das Hotel verjähren grundsätzlich in einem Jahr ab dem Beginn der gesetzlichen Verjährungsfrist. Schadensersatzansprüche verjähren kenntnisunabhängig in fünf Jahren. Die Verjährungsverkürzungen gelten nicht bei Ansprüchen, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung des Hotels beruhen.

III. LEISTUNGEN, PREISE, ZAHLUNG, AUFRECHNUNG

1. Das Hotel ist verpflichtet, die vom Kunden gebuchten Zimmer bereitzuhalten und die vereinbarten Leistungen zu erbringen.
2. Der Kunde ist verpflichtet, die für die Zimmerüberlassung und die von ihm in Anspruch genommenen weiteren Leistungen vereinbarten bzw. geltenden Preise des Hotels zu zahlen. Dies gilt auch für vom Kunden veranlasste Leistungen und Auslagen des Hotels an Dritte. Die vereinbarten Preise schließen die jeweilige gesetzliche Umsatzsteuer ein.
3. Das Hotel kann seine Zustimmung zu einer vom Kunden gewünschten nachträglichen Verringerung der Anzahl der gebuchten Zimmer, der Leistung des Hotels oder der Aufenthaltsdauer des Kunden davon abhängig machen, dass sich der Preis für die Zimmer und/oder für die sonstigen Leistungen des Hotels erhöht.
4. Rechnungen des Hotels ohne Fälligkeitsdatum sind binnen 10 Tagen ab Zugang der Rechnung ohne Abzug zahlbar. Das Hotel kann vom Kunden jederzeit die unverzügliche Zahlung fälliger Forderungen verlangen. Bei Zahlungsverzug ist das Hotel berechtigt, Zinsen in Höhe von 8 % bzw., bei Rechtsgeschäften, an denen ein Verbraucher beteiligt ist, 5 % über dem Basiszinssatz zu verlangen. Dem Hotel bleibt der Nachweis eines höheren Schadens vorbehalten.
5. Das Hotel ist berechtigt, bei Vertragsschluss vom Kunden eine angemessene Vorauszahlung oder Sicherheitsleistung zu verlangen. Die Höhe der Vorauszahlung und die Zahlungstermine können im Vertrag in Textform vereinbart werden. Bei Vorauszahlungen oder Sicherheitsleistungen für Pauschalreisen bleiben die gesetzlichen Bestimmungen unberührt.
6. In begründeten Fällen, z.B. bei Zahlungsrückstand des Kunden, ist das Hotel berechtigt, auch nach Vertragsschluss bis zu Beginn des Aufenthaltes des Kunden eine Vorauszahlung oder Sicherheitsleistung im Sinne vorstehender Nr. 5 oder eine Anhebung der im Vertrag vereinbarten Vorauszahlung oder Sicherheitsleistung bis zur vollen vereinbarten Vergütung zu verlangen.
7. Das Hotel ist ferner berechtigt, zu Beginn und während des Aufenthaltes des Kunden von diesem eine angemessene Vorauszahlung oder Sicherheitsleistung im Sinne vorstehender Nr. 5 für bestehende und künftige Forderungen aus dem Vertrag zuverlangen, soweit eine solche nicht bereits gemäß vorstehender Nummern 6. oder 7. geleistet wurde.
8. Der Kunde kann nur mit einer unstreitigen oder rechtskräftigen Forderung gegenüber einer Forderung des Hotels aufrechnen, mindern oder ein Zurückbehaltungsrecht ausüben.
9. Haustiere dürfen nur nach vorheriger Zustimmung des Hotels und gegebenenfalls gegen Berechnung mitgebracht werden.

IV. RÜCKTRITT DES KUNDEN (I. E. ABBESTELLUNG, STORNIERUNG)/
NICHTINANSPRUCHNAHME DER LEISTUNGEN DES HOTELS (NO SHOW)

1. Ein Rücktritt des Kunden von dem mit dem Hotel geschlossenen Vertrag bedarf der Zustimmung des Hotels mindestens in Textform. Erfolgt diese nicht, so ist der vereinbarte Preis aus dem Ver- trag auch dann zu zahlen, wenn der Kunde vertragliche Leistungen nicht in Anspruch nimmt. In diesem Fall wird die entsprechende Rechnung mit Ausweis von Umsatzsteuer erteilt. Wird eine schriftliche Zustimmung zum Rücktritt des Kunden vom Hotel unter der Voraussetzung erteilt, dass der Kunde, für die nicht in Anspruch genommenen Zimmer Schadensersatz zu leisten hat, so wird die entsprechende Rechnung ohne Ausweis von Umsatzsteuer erteilt. Dies gilt vorbehaltlich einer Änderung der Verwaltungsanweisungen der Finanzbehörden. Die Regelungen des vorstehenden Absatzes gelten nicht bei Verletzung der Verpflichtung des Hotels zur Rücksichtnahme auf Rechte, Rechtsgüter und Interessen des Kunden, wenn diesem dadurch ein Festhalten am Vertrag nicht mehr zuzumuten ist, oder ein sonstiges gesetzliches oder vertragliches Rücktrittsrecht zusteht.
2. Sofern zwischen dem Hotel und dem Kunden ein Termin zum Rücktritt vom Vertrag schriftlich vereinbart wurde, kann der Kunde bis dahin vom Vertrag zurücktreten, ohne Zahlungs- oder Schadensersatzansprüche des Hotels auszulösen. Das Rücktrittsrecht des Kunden erlischt, wenn er nicht bis zum vereinbarten Termin sein Recht zum Rücktritt schriftlich gegenüber dem Hotel ausübt, sofern nicht ein Fall des Rücktritts gemäß Klausel IV. Ziffer 1 Satz 6 vorliegt.
3. Bei vom Kunden nicht in Anspruch genommenen Zimmern hat das Hotel die Einnahmen aus anderweitiger Vermietung der Zimmer sowie die ersparten Aufwendungen anzurechnen. Werden die Zimmer nicht anderweitig vermietet, so kann das Hotel die vertraglich vereinbarte Vergütung verlangen und den Abzug für ersparte Aufwendungen des Hotels pauschalieren. Der Kunde ist in diesem Fall verpflichtet, mindestens 90 % des vertraglich vereinbarten Preises für Übernachtung mit oder ohne Frühstück, 70 % für Halbpensions- und 60 % für Vollpensionsarrangements zu zahlen. Dem Kunden steht der Nachweis frei, dass der vorgenannte Anspruch nicht oder nicht in der geforderten Höhe entstanden ist.

V. RÜCKTRITT DES HOTELS

1. Sofern schriftlich vereinbart wurde, dass der Kunde innerhalb einer bestimmten Frist kostenfrei vom Vertrag zurücktreten kann, ist das Hotel in diesem Zeitraum seinerseits berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten, wenn Anfragen anderer Kunden nach den vertraglich gebuchten Zimmern vorliegen und der Kunde auf Rückfrage des Hotels auf sein Recht zum Rücktritt nicht verzichtet.
2. Wird eine vereinbarte oder oben gemäß Ziffer III Nummern 6 und/ oder 7 verlangte Vorauszahlung oder Sicherheitsleistung nicht geleistet, so ist das Hotel ebenfalls zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt.
3. Ferner ist das Hotel berechtigt, aus sachlich gerechtfertigtem Grund vom Vertrag außerordentlich zurückzutreten, beispielsweise falls
   • höhere Gewalt oder andere vom Hotel nicht zu vertretende Umstände die Erfüllung des Vertrages unmöglich machen;
   • Zimmer unter irreführender oder falscher Angabe wesentlicher Tatsachen, z.B. in der Person des Kunden oder des Zwecks seines Aufenthaltes, gebucht werden;
   • das Hotel begründeten Anlass zu der Annahme hat, dass die Inanspruchnahme der Hotelleistung den reibungslosen Geschäftsbetrieb, die Sicherheit oder das Ansehen des Hotels in der Öffentlichkeit gefährden kann, ohne dass dies dem Herrschafts- bzw. Organisationsbereich des Hotels zuzurechnen ist;
   • ein Verstoß gegen oben I. Ziffer 2 vorliegt.
4. Bei berechtigtem Rücktritt des Hotels entsteht kein Anspruch des Kunden auf Schadensersatz.
5. Nicht genehmigte Vorstellungsgespräche, Verkaufs- und ähnliche Veranstaltungen kann das Hotel unterbinden bzw. den Abbruch verlangen. Zeitungsanzeigen, die Einladungen zu Vorstellungsgesprächen bzw. Verkaufsveranstaltungen enthalten sowie jede Art von Werbung, Information und Einladung mit Bezug zum Hotel (z.B. durch Verwendung des Hotelnamens) bedarf der vorherigen schriftlichen Einwilligung des Hotels.
6. Sollte bei einem Rücktritt nach obigen Nummern 2 und 3 ein Schadensersatzanspruch vom Hotel gegen den Kunden entstehen, so kann das Hotel den Anspruch pauschalieren. Klausel IV Nr. 3 Sätze 2 und 3 gelten in diesem Fall entsprechend. Dem Kunden bleibt in diesen Fällen der Nachweis möglich, dass kein oder nur ein geringer Schaden entstanden ist.

VI. ZIMMERBEREITSTELLUNG, -ÜBERGABE UND -RÜCKGABE

1. Der Kunde erwirbt keinen Anspruch auf die Bereitstellung bestimmter Zimmer.
2. Gebuchte Zimmer stehen dem Kunden ab 15.00 Uhr des vereinbarten Anreisetages zur Verfügung. Der Kunde hat keinen Anspruch auf frühere Bereitstellung. Sofern nicht ausdrücklich eine spätere Ankunftszeit vereinbart oder das betreffende Zimmer vorausbezahlt wurde, hat das Hotel das Recht, gebuchte Zimmer nach 18.00 Uhr anderweitig zu vergeben, ohne dass der Kunde hieraus einen Anspruch gegen das Hotel herleiten kann. Ansprüche des Hotels aus Klausel IV bleiben von dieser Regelung unberührt.
3. Am vereinbarten Abreisetag sind die Zimmer dem Hotel spätestens um 12.00 Uhr geräumt zur Verfügung zu stellen. Danach kann das Hotel aufgrund der verspäteten Räumung des Zimmers für dessen vertragsüberschreitende Nutzung bis 18.00 Uhr 50 % des vollen Logispreises (Listenpreises) in Rechnung stellen, ab 18.00 Uhr 100 %. Vertragliche Ansprüche des Kunden werden hierdurch nicht begründet. Ihm steht es frei, nachzuweisen, dass dem Hotel kein oder ein wesentlich niedrigerer Anspruch auf Nutzungsentgelt entstanden ist.

VII. HAFTUNG DES HOTELS

1. Das Hotel haftet mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns für seine Verpflichtungen aus dem Vertrag. Ansprüche des Kunden auf Schadensersatz sind ausgeschlossen. Hiervon ausgenommen sind Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, wenn das Hotel die Pflichtverletzung zu vertreten hat, und sonstige Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung des Hotels beruhen. Einer Pflichtverletzung des Hotels steht die eines gesetzlichen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen gleich. Sollten Störungen oder Mängel an den Leistungen des Hotels auftreten, wird das Hotel bei Kenntnis oder auf unverzügliche Rüge des Kunden bemüht sein, für Abhilfe zu sorgen. Der Kunde ist verpflichtet, das ihm Zumutbare beizutragen, um die Störung zu beheben und einen möglichen Schaden gering zu halten.
2. Für eingebrachte Sachen haftet das Hotel dem Kunden nach den gesetzlichen Bestimmungen, das ist bis zum Hundertfachen des Zimmerpreises, höchstens 3.500 €, sowie für Geld, Wertpapiere und Kostbarkeiten bis zu 800 €. Geld, Wertpapiere und Kostbarkeiten können bis zu einem Höchstwert von 7.500 € im Hotel - oder Zimmersafe aufbewahrt werden. Das Hotel empfiehlt, von dieser Möglichkeit Gebrauch zu machen. Die Haftungsansprüche erlöschen, wenn nicht der Kunde nach Erlangen Kenntnis von Verlust, Zerstörung oder Beschädigung unverzüglich dem Hotel Anzeige macht (§ 703 BGB). Die Haftung besteht nur dann, wenn die Zimmer oder Behältnisse, in denen die Gegenstände belassen wurden, verschlossen waren.
3. Soweit dem Kunden ein Stellplatz in der Hotelgarage oder auf einem Hotelparkplatz, auch gegen Entgelt, zur Verfügung gestellt wird, kommt dadurch kein Verwahrungsvertrag zustande. Bei Abhandenkommen oder Beschädigung auf dem Hotelgrundstück abgestellter oder rangierter Kraftfahrzeuge und deren Inhalte haftet das Hotel nicht, außer bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Dies gilt auch für Erfüllungsgehilfen des Hotels. Vorstehende Ziffer 1 Satz 2 bis 4 gilt entsprechend.
4. Weckaufträge werden vom Hotel mit größter Sorgfalt ausgeführt. Nachrichten, Post und Warensendungen für die Gäste werden mit Sorgfalt behandelt. Das Hotel übernimmt die Zustellung, Aufbewahrung und – auf Wunsch – gegen Entgelt die Nachsendung derselben. Vorstehende Ziffer 1 Satz 2 bis 4 gilt entsprechend.
5. Zurückgebliebene Sachen des Kunden werden nur auf Verlangen, Risiko und Kosten des Kunden nachgesandt. Das Hotel bewahrt die Sachen drei Monate auf, danach werden sie, sofern ein erkennbarer Wert besteht, dem lokalen Fundbüro übergeben. Soweit kein erkennbarer Wert besteht, behält sich das Hotel nach Ablauf der Frist eine Vernichtung vor.

VII. ZUSÄTZLICHE BESTIMMUNGEN FÜR PAUSCHALREISEVERTRÄGE

1. Besteht die Leistungspflicht des Hotels neben der Gewährung von Kost und Logis in der Organisation eines Freizeitprogramms als entgeltliche Eigenleistung, so begründet dies einen Pauschalreisevertrag.
2. Wegen Veränderungen, Abweichungen oder Reduzierungen einzelner Leistungen imRahmen eines Pauschalreisevertrages, die nach Vertragsschluss notwendig werden, kann der Vertragspartner keine Ansprüche geltend machen, wenn sie lediglich unerheblich sind.
3. Bei vermittelten Leistungen (keine Pauschalreise) haftet das Hotel nicht für die Leistungserbringung durch fremde Leistungsträge oder Beförderungsunternehmen, sondern lediglich für die ordnungsgemäße Vermittlung der Reiseleistung und für die ordnungsgemäße Weitergabe der Informationen des Leistungsträgers an den Teilnehmer.
4. Bei einer Pauschalreise ist die Haftung des Hotels für Schäden, die nicht Körperschäden sind, auf den dreifachen Reisepreis beschränkt, soweit ein Schaden des Vertragspartners weder vorsätzlich noch grob fahrlässig herbeigeführt wurde und soweit das Hotel für einen dem Vertragspartner entstandenen Schaden allein wegen eines Verschulden eines Leistungsträgers verantwortlich ist.

VIII. ERGÄNZENDE SONDERREGELUNG AUFGRUND VON CORONA, PANDEMIESITUATIONEN
UND HÖHERER GEWALT

1. Sofern aufgrund von Verordnungen, Allgemeinverfügungen oder Verwaltungsakten zur Bekämpfung oder Verhinderung der Ausbreitung des SARS-CoV-II Virus („Corona“) oder ähnlichen gravierenden Gründen von höherer Gewalt (äußere Umstände, die nicht vom Hotel zu vertreten sind) das Hotel in Teilen oder vollständig nicht betrieben und entsprechende Leistungen vom Gast nicht Anspruch genommen werden können, liegt keine vom Hotel zu vertretende Pflichtverletzung vor. Dies gilt unabhängig vom Zeitpunkt des Erlasses der Verordnung, Allgemeinverfügung und des Verwaltungsaktes.
2. Für den Fall, dass das Hotel aus unter Ziffer 1 genannten Gründen an der Erfüllung seiner vertraglichen Pflichten gehindert ist, ist das Hotel entschädigungsfrei berechtigt, sein Hotelangebot dem jeweils geltenden gesetzlichen Rahmen entsprechend anzupassen.
3. Ist der Hotelbetrieb in Gänze untersagt, ist das Hotel berechtigt, dem Gast einen alternativen Reisetermin anzubieten. Können sich die Parteien nicht auf einen alternativen Reisetermin verständigen, sind beide Parteien berechtigt, vom betroffenen Vertrag durch Erklärung in Textform vom Vertrag zurücktreten. In diesem Fall bleibt der Anspruch des Hotels auf Vergütung der gebuchten Leistungen in Höhe von 50 % bestehen.
4. Während des Aufenthaltes des Gastes hat das Hotel das Recht, vom Gast die Einhaltung der geltenden Corona-Regeln (ausweislich der geltenden Allgemeinverfügungen, Verordnungen oder Gesetze oder auch Hygiene-Konzept des Hotels selbst) einzufordern und die Einhaltung zu überprüfen. Sollte gegen die geltenden Corona-Regeln mehrfach und wissentlich verstoßen werden, hat das Hotel zum Schutz von anderen Gästen und Mitarbeitern das Recht, den Beherbergungsvertrag mit sofortiger Wirkung zu kündigen und eine Abreise der Gäste zu verlangen und durchzusetzen. Der Anspruch des Hotels auf Zahlung der gebuchten Beherbergungsleistungen bleibt bestehen.

IX. SCHLUSSBESTIMMUNGEN

1. Änderungen oder Ergänzungen des Vertrags, der Antragsannahme oder dieser Geschäftsbedingungen für die Hotelaufnahme sollen schriftlich erfolgen. Einseitige Änderungen oder Ergänzungen durch den Kunden sind unwirksam.
2. Erfüllungs- und Zahlungsort ist der Sitz des Hotels.
3. Ausschließlicher Gerichtsstand – auch für Scheck- und Wechselstreitigkeiten – ist im kaufmännischen Verkehr Aachen. Sofern ein Vertragspartner die Voraussetzung des §38 Absatz 2 ZPO erfüllt und keinen allgemeinen Gerichtsstand im Inland hat, gilt als Gerichtsstand der Sitz des Hotels.
4. Es gilt deutsches Recht. Die Anwendung des UN-Kaufrechts und des Kollisionsrechts ist ausgeschlossen.
5. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen unwirksam oder nichtig sein oder werden, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Gleiches gilt im Falle einer ungewollten Regelungslücke. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Vorschriften.
6. Alternative Streitbeilegung gemäß Art. 14 Abs. 1 ODR-VO und § 36 VSBG.
   Die OS-Plattform der EU zur außergerichtlichen Online-Streitbeilegung ist unter folgendem Link erreichbar: http://ec.europa.eu/consumers/odr/. Unsere E-Mail-Adresse ist die info@parkhotel-quellenhof.de. Zur Teilnahme an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle sind wir nicht verpflichtet und grundsätzlich nicht bereit.

I. SCOPE OF APPLICABILITY

1. These Terms and Conditions govern contracts for the rental of the hotel’s conference, banquet, and convention rooms for events such as banquets, seminars, conferences, etc., as well as all other services and goods connected therewith provided by the hotel (hereinafter “the hotel”).
2. The hotel’s prior written consent is required if the rooms, areas, or display cases are to be rented or sublet to a third party, or if invitations are issued for introductory interviews, sales promotions, or similar events, whereby Art. 540 par. 1 sentence 2 German Civil Code [BGB] is waived insofar as the customer is not a consumer.
3. The customer’s general terms and conditions shall apply only if this is previously expressly agreed in writing.

II. CONCLUSION OF CONTRACT, PARTIES, LIABILITY, STATUTE OF LIMITATIONS

1. The contract shall come into force upon the hotel’s acceptance of the customer’s application. They are the parties to the contract.
2. If the customer/ordering party is not the event organizer itself, or if a commercial agent or organizer is being used by the event organizer, the event organizer shall be liable together with the customer as joint and several debtors for all obligations arising from the contract, insofar as the hotel has received a corresponding statement by the customer.
3. The hotel is liable to exercise the duty of care of an ordinary merchant with the performance of its obligations arising from the contract. Claims of the customer for reimbursement of damages are precluded except for those which result from injury to life, body or health and the hotel is responsible for the breach of the obligation, or other damage that is caused from an intentional or grossly negligent breach of obligation on the part of the hotel. A breach of obligation of the hotel is deemed to be the equivalent to a breach of a statutory representative or vicarious agents. Should disruptions or defects in the performance of the hotel occur, the hotel shall act to remedy such upon knowledge thereof or upon objection without undue delay by the customer. The customer shall be obliged to undertake actions reasonable for it to eliminate the disruption and to keep any possible damage at a minimum. In addition, the customer shall be obliged to notify the hotel in good time if there is a possibility that extraordinarily extensive damage may be incurred.
4. All claims against the hotel shall be generally time-barred one year after the statutory commencement of the limitation period. Damage claims shall be time-barred after five years, irrespective of knowledge. The reduction of the statute of limitation periods shall not apply for claims that are based on an intentional or grossly negligent breach of obligation by the hotel.

III. SERVICES, PRICES, PAYMENT, SET-OFF

1. The hotel is obligated to render the services ordered by the customer and agreed upon by the hotel.
2. The customer is obligated to pay the hotel’s prices agreed or the customary hotel’s prices for such services or other services utilized. This shall also apply to services and outlays of the hotel to third parties caused by the customer, in particular, also for claims of copyright exploitation companies. The agreed prices include applicable value-added tax as required by law.
3. Hotel invoices not showing a due date are due and payable in full within ten days of receipt. The hotel shall be entitled at any time to demand payment of any accounts receivable without undue delay. In the case of default of payment, the hotel shall be entitled to demand payment of interest in the amount of 8 % above the base rate or, with legal transactions with a consumer, in the amount of 5 % above the base interest rate.
   
   The customer reserves the right to prove lower damage, whereas the hotel reserves the right to prove greater damage.
   
4. When the contract is concluded and thereafter, the hotel shall be entitled to require a reasonable advance payment or security deposit. The amount and date of the advance payment or security deposit may be agreed in writing in the contract.
5. In justified cases, e.g. customers in arrears of payment or extension of the contract scope, the hotel shall be entitled to demand, even in the period between conclusion of the contract and commencement of the event, an advance payment or security deposit as described under Item 4 above, or to increase the advance payment or security deposit stipulated in the contract up to the full agreed price.
6. The customer may set off or reduce a claim by the hotel or exercise a right of retention only in respect of such a claim with a counterclaim that is undisputed or decided with final, res judicata effect.

IV. REPUDIATION BY THE CUSTOMER (I.E. CANCELLATION, ANNULMENT)/ FAILURE TO USE HOTEL SERVICES

1. Cancellation by the customer of the contract concluded with the hotel requires the hotel’s written consent. If such agreement is not given, the agreed room rate from the contract as well as the services caused to be performed by third parties shall also be paid in any case in the event that the customer does not avail itself of the contractual services and rental to a third party is no longer possible. In that case, the relevant invoice stating the VAT due shall be issued. If written consent to the customer’s cancellation of the contract is given by the hotel on condition that the customer pays damages for the unused contractual services, the relevant invoice shall be issued without VAT. This shall apply provided that there is no change in the relevant instructions released by the tax authorities.
   
   The above regulations mentioned under No. 1 shall not apply with the breach of the obligation of the hotel to take into account the rights, objects of legal protection, and interests of the customer, if holding to the contract is no longer reasonable or another statutory or contractual cancellation right exists.
   
2. To the extent that the hotel and customer agreed in writing upon a date for a cost-free cancellation of the contract, the customer may cancel the contract up to that date without incurring payment or damage compensation claims by the hotel. The customer’s right of cancellation shall expire if it does not exercise its cancellation right in writing vis-à-vis the hotel by the agreed date, insofar as no cancellation case pursuant to Item IV. No. 1 sentence 6 above exists.
3. If the customer – with or without justification – cancels only between the eighth and fourth week prior to the date of the event, the hotel shall be entitled to charge – in addition to the agreed rent – 35 % of lost food sales and 70 % of food sales for any later cancellation. The customer shall be charged in accordance with Item IV No. 1.
4. Food sales are calculated using the following formula: menu price for the event times the number of participants. If no price has yet been agreed for the menu, the least expensive three-course menu in the current set of event offerings shall apply.
5. If a seminar flat rate per participant has been agreed, the hotel shall be entitled to charge, with a cancellation – with or without justification – between the eighth and fourth week prior to the date of the event, 60 % of the seminar flat rate times the agreed number of participants, and 85 % for any later cancellation. The customer shall be charged in accordance with Item IV No. 1.
6. The deduction of saved expenses is taken into account with the Items 3 to 5 above. The customer is at liberty to show that the claim mentioned above was not created, or not created in the amount demanded.

V. REPUDIATION BY THE HOTEL

1. To the extent that a right of cost-free cancellation within a certain period was agreed in writing for the customer, the hotel is entitled for its part to cancel the contract during that period if there are inquiries from other customers regarding the contractually reserved event venues, and the customer does not waive its right of rescission upon inquiry thereof by the hotel.
2. If an agreed advance payment or an advance payment or security deposit demanded pursuant to Item III, No. 4 and/ or 5 above is not made even after this period has elapsed, the hotel is likewise entitled to cancel the contract.
3. Moreover, the hotel is entitled to effect cancellation of the contract for a materially justifiable cause, e.g. if
   
   -Force majeure or other circumstances for which the hotel is not responsible make it impossible to fulfill the contract;
   
   -If events are booked using misleading or false representation of material facts such as the customer or purpose of the stay in the hotel or purpose of the event;
   
   -The hotel has justified cause to believe that the event might jeopardize the smooth operation of the hotel, its security or public reputation, without being attributable to the hotel’s sphere of control or organization;
   
   -There is a breach of Item I. No. 2 above.
   
4. The customer can derive no right to compensation from justified cancellation by the hotel.

VI. CHANGES IN NUMBER OF PARTICIPANTS AND TIME OF EVENT

1. If the number of participants changes by more than 5 %, the hotel must be informed at the latest five business days before the start of the event. Such change must be approved in writing by the hotel.
2. A reduction in the number of participants of no more than 5 % by the customer shall be acknowledged by the hotel in its charges. In the case of greater changes, charges will be based on the number of participants originally agreed minus 5 %. The customer is entitled to prove lower participant numbers and to reduce the agreed price by the resulting savings.
3. In case of an upward change, the charges will be based on the actual number of participants.
4. If the number of participants changes by more than 10 %, the hotel shall be entitled to re-determine the agreed prices and to exchange the confirmed room reservations, unless this is unreasonable for the customer.
5. If the event’s agreed starting or ending times change and the hotel agrees to such deviations, the hotel may reasonably charge for the added cost of stand-by service, unless the hotel is at fault.

VII. BRINGING OF FOOD AND BEVERAGES

1. As a general rule, the customer may not bring food or beverages to events. Exceptions must be agreed in writing with the hotel.
2. In such cases, a charge will be made to cover overhead expenses.

VIII. TECHNICAL FACILITIES AND CONNECTIONS

1. To the extent that the hotel obtains technical and other facilities or equipment from third parties for the customer at the customer’s request, it does so in the name of, with power of attorney, and on the account of the customer.
2. The customer is responsible for the careful handling and proper return of the equipment. The customer shall indemnify the hotel from all third-party claims arising from the provision of the facilities or equipment.
3. The hotel’s written consent is required for using the customer’s own electrical systems on the hotel‘s electrical circuit. The customer shall be liable for malfunctions of or damage to the hotel’s technical facilities caused by using such equipment, to the extent that the hotel is not at fault.
4. The hotel may charge a flat fee for electricity costs incurred through such usage.
5. The customer is entitled to use its own telephone, fax, and data transfer equipment with the hotel’s consent. The hotel may charge a connection fee.
6. If suitable hotel equipment remains unused because the customer’s own equipment is connected, a charge may be made for lost revenue.
7. Malfunctions of technical or other equipment provided by the hotel will be remedied immediately whenever possible. To the extent the hotel was not responsible for such malfunctions, payment may not be withheld or reduced.

IX. LOSS OF OR DAMAGE TO PROPERTY BROUGHT IN

1. The customer shall bear the risk of damage or loss for objects for exhibit or other items including personal property brought into the event rooms/ hotel. The hotel assumes no liability for loss, destruction, or damage to or of such objects, also not for property damages, with the exception of cases of gross negligence or intent on the part of the hotel. Excepted here from are cases of damage caused as a result of injury to life, body, or health. In addition, in all cases in which the safekeeping represents an obligation typical for a contract due to the circumstances of the individual case, release from this liability shall be prohibited.
2. Decorations brought in must conform to the fire protection technical requirements. The hotel is entitled to require official evidence thereof. Should such proof not be given, the hotel shall be entitled to remove materials already brought in at the expense of the customer. Owing to the possibility of damage, the hotel must be consulted before objects are assembled or installed.
3. Objects for exhibit and other items must be removed immediately following the end of the event. If the customer fails to do so, the hotel may remove and store such at the customer’s expense. If the objects remain in the room used for the event, the hotel may charge a reasonable compensation for use for the period that they remain there. The customer is at liberty to show that the claim mentioned above was not created, or not created in the amount demanded.
4. The hotel assumes no liability for items brought by the customer; the items must be monitored by the customer themselves.

X. CUSTOMER’S LIABILITY FOR DAMAGE

1. Insofar as the customer is a business owner, it shall be liable for all damage to buildings or furnishings caused by participants in or visitors to the event, employees, other third parties associated with the customer, and the company itself.
2. The hotel may require the customer to provide reasonable security (e.g., insurance, security deposits, sureties).

XI. FINAL PROVISIONS

1. Amendments and supplements to the contract, the acceptance of applications, or these General Terms and Conditions for Events should be made in writing. Unilateral amendments and supplements by the customer are not valid.
2. Place of performance and payment is the location of the relevant hotel branch.
3. In the event of dispute, including disputes for checks and bills of exchange, the courts of Munich shall have exclusive jurisdiction for commercial transactions. Insofar as a contracting party fulfills the requirements of Art. 38 par. 2 German Code of Civil Procedure [ZPO] and does not have a general venue within the country, the courts in the location of the hotel shall have jurisdiction.
4. The contract is governed by and construed in accordance with German law. The application of the UN Convention on the International Sale of Goods and the conflict of laws are precluded.
5. Should individual provisions of these General Terms and Conditions for Events be invalid or void, the validity of the remaining provisions shall remain unaffected thereby. The same shall apply in case of unintended omissions. Moreover, the statutory provisions shall apply.